Muss ich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Wer muss ab wann?

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland die E-Rechnung die Regel (§ 14 Abs. 2 UStG). Damit niemand von heute auf morgen umstellen muss, gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Maßgeblich ist dabei, wann die Leistung ausgeführt wurde, nicht wann die Rechnung geschrieben wird:

„Mit Zustimmung“ heißt: Papier darfst du in der Übergangszeit immer schicken, ein PDF oder ein anderes elektronisches Format nur, wenn dein Kunde einverstanden ist. Eine E-Rechnung darfst du dagegen schon heute jedem Unternehmen in Deutschland schicken – zustimmen muss dafür niemand. Die Zustimmung zum PDF braucht keine bestimmte Form: Es reicht, wenn ihr das schon so handhabt und der Kunde nicht widerspricht.

Empfangen muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme – auch Kleinunternehmer, Vermieter und Ärzte. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Die Fristen oben betreffen nur das Ausstellen.

So prüft das Tool

Der Check geht die Voraussetzungen aus dem Gesetz der Reihe nach durch und hört auf, sobald eine davon nicht erfüllt ist:

1. Unternehmer? Die Pflicht gilt nur für Unternehmer im Sinne von § 2 UStG. Dazu gehören auch Freiberufler, Nebenberufler und Vermieter.
2. In Deutschland ansässig? Pflicht ist die E-Rechnung nur, wenn du und dein Kunde hier Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte habt; fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG).
3. Kleinunternehmer? Dann darfst du immer eine sonstige Rechnung schicken (§ 34a UStDV) – Ergebnis „keine Pflicht“.
4. Kunden in Deutschland, die Unternehmer sind? Nur für diese Rechnungen gilt die Pflicht. Privatleute und Kunden im Ausland sind nicht betroffen.
5. Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann ab 2027, sonst ab 2028 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
6. EDI? Nur bei mehr als 800.000 € gefragt: Ein bestehendes EDI-Verfahren darfst du mit Zustimmung des Kunden noch für Leistungen im Jahr 2027 nutzen (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Drei durchgerechnete Beispiele

Ein Elektrobetrieb mit 1,2 Millionen € Gesamtumsatz im Jahr 2026 arbeitet für Bauträger und für Privatleute. Antworten: Unternehmer ja, in Deutschland ja, Kleinunternehmer nein, Kunden Unternehmen und Privatleute, Umsatz über 800.000 €, kein EDI. Ergebnis: ab 1. Januar 2027 braucht jede Rechnung an einen Bauträger eine E-Rechnung. Die Rechnung über 180 € brutto für Kleinmaterial an eine Hausverwaltung darf weiter auf Papier oder, wenn die Hausverwaltung einverstanden ist, als PDF kommen – sie bleibt unter 250 €. Die Rechnungen an Privatleute ändern sich gar nicht.

Ein Grafikbüro mit 300.000 € Gesamtumsatz 2026 arbeitet nur für Firmen. Ergebnis: 2027 darf es noch PDFs schicken, wenn die Kunden zustimmen; ab 1. Januar 2028 nur noch E-Rechnungen. Wer ohnehin umstellen muss, nutzt 2027 zum Üben – eine E-Rechnung ist schon heute erlaubt.

Ein Nebenerwerb als Kleinunternehmer mit 18.000 € Gesamtumsatz 2026 – unter der Grenze von 25.000 € im Vorjahr – schreibt Rechnungen an Firmen. Ergebnis: keine Pflicht, auch 2028 nicht. Empfangen können muss er E-Rechnungen trotzdem, etwa von seinem Lieferanten.

Was zum Gesamtumsatz zählt

Die 800.000 € beziehen sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr – nicht auf den Wert einer einzelnen Rechnung und nicht nur auf die Umsätze mit Firmen. Gerechnet wird mit den vereinnahmten Entgelten deiner steuerbaren Umsätze, also netto und nach Zahlungseingang. Abgezogen werden bestimmte steuerfreie Umsätze, unter anderem die nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG, und der Verkauf von Anlagevermögen – etwa eines alten Firmenwagens – zählt nicht mit.

Für die Frist 2027 kommt es also auf das Jahr 2026 an. Steht dein Jahresumsatz noch nicht fest, schätze ihn und rechne im Januar nach; im Zweifel nahe an der Grenze lohnt sich ein Gespräch mit deinem Steuerberater.

Ausnahmen: Hier reicht weiter Papier oder PDF

In diesen Fällen darfst du dauerhaft eine sonstige Rechnung schicken – Papier immer, ein PDF mit Zustimmung des Kunden:

• Privatkunden: Für Rechnungen an Endverbraucher gilt die Pflicht nicht – auch nach 2028 nicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Wer zur Regelbesteuerung wechselt, ist ab dann dabei.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel Finanzdienstleistungen oder die Vermietung von Wohnungen – dafür muss umsatzsteuerlich gar keine Rechnung ausgestellt werden.
• Juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine. Für Behörden gelten eigene Regeln: Der Bund verlangt E-Rechnungen schon seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung (ab 1.000 €), die Länder haben eigene Vorschriften.
• Kunden im Ausland: Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind.

Was als E-Rechnung zählt – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch weiterverarbeiten lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein PDF per E-Mail ist keine – auch dann nicht, wenn es am Rechner geschrieben wurde. In Deutschland üblich sind die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL reichen laut BMF nicht.

Wer seine Rechnungen bisher in Word oder einer Tabelle schreibt, braucht also bis zum Stichtag einen neuen Weg. Drei Möglichkeiten:

• Ein Rechnungsprogramm oder die Buchhaltungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD direkt erzeugt – bei vielen Rechnungen der bequemste Weg.
• Für einzelne Rechnungen: das PDF wie bisher schreiben und mit dem Tool PDF in ZUGFeRD umwandeln zur E-Rechnung machen – im Browser, ohne Upload.
• Für empfangene Rechnungen: den E-Rechnung-Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht und offiziell prüft.

Was passiert, wenn ich trotzdem ein PDF schicke?

Ein Bußgeld gibt es dafür nach Auffassung der Finanzverwaltung derzeit nicht. Das Problem hat dein Kunde: Bist du zur E-Rechnung verpflichtet und schickst ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung, und sein Vorsteuerabzug steht auf wackligen Beinen. Er hat außerdem einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung. Rechne also damit, dass Firmenkunden ab dem Stichtag eine E-Rechnung verlangen – größere oft schon vorher.

Grenzen dieses Tools

• Der Check ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Er bildet die Regeln für den Regelfall ab; im Einzelfall entscheidet das Finanzamt.
• Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027: Die Übergangsregel für 2025/2026 deckt nach dem Gesetzeswortlaut nur Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 übermittelt werden. Wer über 800.000 € liegt, braucht für eine solche Rechnung also schon eine E-Rechnung. Ob das auch unterhalb der Grenze so streng gilt, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich – schick Rechnungen für 2026 am besten noch 2026.
• Gründung: Wer erst 2027 gründet, hat keinen Vorjahresumsatz; nach dem Wortlaut gilt dann die Frist bis Ende 2027. Wer 2026 nur einen Teil des Jahres tätig war, trägt den tatsächlichen Umsatz ein – das Tool rechnet nichts hoch.
• Nicht abgebildet sind Sonderfälle wie Organschaften, Gutschriften, Rechnungen über Dritte, Reverse Charge oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatleute.
• Ändert der Gesetzgeber die Fristen, passe ich das Tool an – maßgeblich ist das Datum unten.

Datenschutz: Der Check läuft vollständig in deinem Browser. Deine Antworten werden nicht an xmoo.app oder andere übertragen.

Quellen

• Begriff E-Rechnung, Pflicht bei Leistungen an inländische Unternehmer, Ansässigkeit: § 14 Abs. 1 und 2 UStG
• Übergangsfristen bis 31.12.2026 und 31.12.2027, Grenze 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, EDI: § 27 Abs. 38 UStG
• Gesamtumsatz, Kleinunternehmergrenze 25.000 € im Vorjahr: § 19 Abs. 1 und 2 UStG
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Kleinunternehmer: § 33 UStDV, § 34 UStDV, § 34a UStDV
• Empfang seit 2025, Ausnahmen, Behörden (E-Rechnungsverordnung ab 1.000 €), ZUGFeRD-Profile, Vorsteuerabzug, kein Bußgeld: BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (abgerufen am 30.10.2026), mit Verweis auf die BMF-Schreiben vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026
• Zustimmung formlos und stillschweigend möglich, E-Rechnung ohne Zustimmung, Kleinunternehmer-Rechnungen als PDF nur mit Zustimmung (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 6 und 7, 14.7a Abs. 3): BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243

Stand dieser Seite: 30.10.2026